- מיון וזריקה -נפטרים מניירת לא רלוונטית ,תהליך זה מסייע לנו לבחון את היקף עבודת התיוק ואת הציוד שיש לרכוש לצורך כך.
- ניירת בתהליך :ניירת של דברים שבטיפול ,אותה יש לשמור בנגישות על שולחן העבודה בקופסא סגורה או מגשית.
- רכישת ציוד תיוק -בהתאם לצרכים(קלסרים ,חוצצים ).רצוי שהם יהיו בעלי חזות דומה למראה אחיד ואסתטי במשרד .
- קובעים קריטריונים לתיוק, חלוקה לנושאי התיוק הרלוונטים כגון :חשבונות ,ביטוחים ,הצעות מחיר ,לקוחות וכד…
- בתוך הקריטריונים הנבחרים חלוקה לתתי נושאים,רצוי לסדר אותם על- פי סדר עדיפויות (לפי סדר יורד )-עם שימוש בחוצצים לפי תתי הנושאים.
- ממקמים במקום נגיש גם תיק תזכורת (ת.ת.)בו אנחנו ממיינים לפי תאריכים עניינים הדורשים טיפול .
בשביל לשמור על הסדר הקיים בוחרים יום קבוע בשבוע או בחודש לצורך טיפול ותיוק הניירת .
כולנו מוצפים בחשבונות ודיווחים .יש הזורקים את החשבונות מיד לאחר התשלום ,אחרים מתייקים הכל ושומרים כל פיסת נייר .
השאלה הנשאלת היא -כמה זמן צריך לשמור מסמכים ???
יש מסמכים שצריך לשמור לתמיד:
-טופסי 106 (מחליפים את תלושי המשכורת החודשיים )
-ביטוח מנהלים
-ביטוח חיים
-ביטוח רפואי
-ביטוח סיעודי
-דווח מקרן פנסיה
-חוזה עם מקום העבודה
-הצטרפות לקרן פנסיה
-טופסי ארנונה שומרים במשך -7 שנים
-קנסות חניה שומרים 3 שנים ו-3 חודשים
חשבונות טלפון ,סלולרי,חשמל,גז,כבלים או לווין אינטרנט ,פנקסי צ'קים ריקים- שומרים שנה .
דווחי בנקים ,ודיווחי כרטיסי אשראי -שומרים 3 חודשים
קופת -חולים -מספיק לשמור דיווח אחרון .
תעודות אחריות על מוצרים -עד שהאחריות נגמרת .
משכנתא ,הלוואות מהבנק ,הלוואות מחברת האשראי -לשמור עד סיום החזר ההלוואה .
חוזים מול חברת כבלים ,אינטרנט ,סלולר -עד סיום חוזה