סידור חדר עבודה -משרד

סידור חדר עבודה -משרד

תדמיינו לכם שאתם נכנסים לחדר מואר ,שולחן עבודה רחב ידיים עליו מסודרים כלי כתיבה ,טושים ,עפרונות צבעוניים ועוד פריטים המאורגנים בקופסאות יפות .
על מדפים ערוכים ומסודרים קלסרים הומוגנים עליהם נכתב בכתב יפה וברור ,המסבירים את תכולת הקלסר ומסבירים פנים .
בשולחן נוסף בקרבת שולחן העבודה ממוקמים להם מדפסת ועוד מיני מכשירים הנחוצים לעבודה משרדית יעילה .
הכבלים ארוזים ומחווטים יחדיו באחורי השולחן ואין סימן לכל הסתבכות ופלונטר של חוטים ושאריות אבק .
אתם מתחילים יום בתחושה של רווחה ,נינוחות ומוטיבציה לעשייה ויצירה .
המרחק בין הדמיון למציאות הוא מרחק של כמה פסיעות ,התחייבות של כמה שעות ורצון להיות מאורגנים ומסודרים .
את מהלך ארגון המשרד מתחילים בשלב ראשון בתכנון מקדים של הפונקציות השונות שנדרשות למהלך תקין של יום עבודה .
במקרה והמשרד בבית הפונקציות הנדרשות צריכות להתחשב בדיירי הבית והצרכים ומספר המשתמשים בחדר העבודה .
לאחר שעושים תכנון ראשוני של מיקומים ופונקציות יש להתחיל במלאכת סידור הניירת שהיא הכרחית לקבלת משרד או חדר עבודה מאורגן .
המראה של ערמות של ניירות המפוזרות בכל נקודה בחדר המעלות אבק והשד יודע מה עוד לא מסבים נחת ההפך הוא הנכון הם נותנים תחושה של הכבדה וחוסר תפוקה .
מתחילים באיסוף כל הניירת לשולחן גדול .מתחילים במיון ראשוני בוא מנפים את כל מה שלא רלוונטי עוד ..
במידה ומדובר בניירת משרדית בודקים בשלב ראשוני אם הניירת שבגניזה היא עד 7 שנים,מעבר לזה ניתן להעביר לגריסה .
ניירת של בית או כל ניירת משרדית ממיינים לפי נושאים .במידה ומדובר בלקוחות שונים ניתן להקצות לכל לקוח צבע לקלסר ולעשות מקראת צבעים למציאה של תיקים במהירות וביעילות .
במידה ומדובר בניירת רגילה של בית מחלקים לפחות ל-10 קלסרים שהנושאים העיקריים הם :
1.תיק חשבונות שוטף -זה תיק שצריך להיות בנגישות גבוהה כי הוא תיק שבו מתויקים כל החשבונות כגון : חשמל ,מים ,ארנונה ,טלפון ,חברות אינטרנט וכבלים ,גז ואחרים .
2. תיק בנקים -תיק בו יש לשמור את הניירת של פתיחת החשבון ,הלוואות שעדיין בתוקף ואפשר לשמור ניירת של 3 חודשים אחורה .לתיק זה אני מוסיפה גם ניירת של כרטיסי האשראי .
בעידן של היום אפשר להוציא עדכנים של החשבון ולא לצבור סתם ניירת בתיקים .
3. תיק ביטוחים -תיק בו מרכזים את הביטוחים של הבית ,רכב ,ביטוח חיים ,ביטוח בריאות ,אבדן כושר עבודה ,ביטוח סיעודי וכד'.בתיק זה יש לשמור ביטוחים רלונטים ולהוציא מה שהשתנה או פג תוקפו .לדוגמה בכל שנה מתחדש ביטוח רכב ,כשמקבלים את הביטוח החדש יש לדאוג להוציא את הישן .
4. תיק של קופות גמל ,פנסיה ,קרנות השתלמות יש לתייק בנפרד ולשמור בצורה כרונולוגית כשהחדש תמיד למעלה ,מכיוון שניירת מסוג זה צריך לשמור לשנים .
5. תיק של משכורות – מתייקים את המשכורות לפי חודשים עוקבים בשמרדפים ,על כל שמרדף מציינים את השנה .במידה ויש לכם טופס 106 של אותה שנה -ניתן לזרוק את כל תלושי המשכורת של אותה שנה הטופס מחליף את כל התלושים .
6.תיק בריאות – מציעה לפתוח חוצץ לכל בן משפחה ולתייק דברים שיש לשמור למעקב ,טיפולים ממושכים אבחונים וכד'.למי שיש בעיות בריאות רבות (שלא נדע ) מציעה לחלק לפי נושאים עלי-די חוצצים .
7. תיק לתעודות חשובות -כגון :סיום לימודים ,תואר ,נישואים ,לידה ,גרושים ,פטירה -כל תעודה להכניס לשמרדף בכך אנחנו שומרים על התעודה מכל מפגע .
8. תיק או קופסה לתעודות אחריות על מוצרי חשמל ואחרים בבית .יש לעבור על תיק זה מידי פעם כי יש מגמה ברורה להשאיר כל מיני תעודות אחריות שמזמן פג תוקפן
9. תיק או קופסה להוראות הפעלה של מוצרי חשמל ואחרים בבית -לא הכרחי .יש אפשרות שהתיקים האלה תעודת אחריות +הוראות הפעלה של מוצר .
10. תיק או קופסה לנוסטלגיה -בהם מתייקים או שומרים ברכות ,תמונות ,ציורים ,הזמנות לאירועים משמחים ודברים שרוצים לשמור לשנים הבאות .